(4) В самих документах есть рабочая группа документа. Если группа "Отдел подбора персонала" не добавлена туда, то никто ничего и не увидит. Автор документа, согласующие, утверждающие обычно добавляются туда автоматически. А об остальных нужно позаботиться принудительно.